Senhor(a) Gerente

Com a transferência, em 2013, do arquivo (ativo e inativo) da COHAB-Campinas para  empresa contratada para a administração do seu acervo documental – atualmente a Iron Moutain -, ensejando com isso a reformulação dos procedimentos para o depósito e retirada das caixas contendo os documentos arquivados, regulamentados através da Instrução Normativa nº 11/2013.

Tem ocorrido, entretanto, a não observação, por parte das unidades operacionais que se utilizam dos serviços de arquivo, de algumas normas objeto da IN citada, gerando com isso diversos problemas para a operacionalização dos serviços sob a responsabilidade do Arquivo Geral da Coordenadoria de Administração, como o acumulo de caixas, represamento de pastas, excesso de documentos que poderiam ter sido expurgados das pastas dos adquirentes provocando com isso, inclusive, o não recebimento por parte da empresa Iron Moutain de caixas com excesso de peso (limite de 20 kg por unidade padrão), etc.

Em decorrência do exposto, solicitamos dessa Gerência determine, às Coordenadorias usuárias do serviço de arquivo, a observação rigorosa da instrução normativa acima indicada, e em especial, com referência aos seguintes tópicos:

10.    As pastas de adquirentes solicitadas deverão retornar ao Arquivo Geral imediatamente após a conclusão dos trabalhos, a fim de evitar o acúmulo de CPAs no setor.

11.    A circulação de pastas de adquirentes de uma Coordenadoria para outra, independentemente do Departamento a que pertençam, deverá ser realizada, obrigatoriamente, através do Arquivo Geral. A responsabilidade pelo eventual desaparecimento de qualquer pasta será do último setor requisitante, registrado no sistema de arquivo.

14.    Quando da retirada de pastas de adquirentes para consultas ou execução de serviços, a unidade operacional solicitante deverá verificar seus conteúdos, com o objetivo de realizar o descarte de documentos desnecessários.

15.    O descarte referido no item anterior somente poderá ser efetivado com autorização expressa do Coordenador ou Gerente da área respectiva.

Agradecemos, antecipadamente, pelas providências que forem determinadas por essa Gerência para a superação dos problemas acima relatados.

Atenciosamente, 

Abílio Guedes

Gerente Administrativo

Administrador CRA 19668