Senhores Diretores, Gerentes e Coordenadores.

No cumprimento das diretrizes estabelecidas através Lei Federal nº 13.726/2018 que racionaliza atos e procedimentos administrativos instituindo o Selo de Desburocratização e Simplificação, e do Decreto Municipal nº 18.702/2015, com referência a implantação do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, tanto nos órgãos da administração direta quanto nas empresas públicas e autarquias, pelo presente comunico que até o dia 30 de março de 2019 deverão ser incluídos no sistema referido, todos os procedimentos administrativos, a exemplo da protocolização de expedientes, processos, contratos, licitações, memorandos, solicitações diversas (compras, serviços, pagamentos, etc.), e outros documentos que usualmente circulam por meio físico, concernentes a cada setor da Companhia.

Considerando que o Sistema Eletrônico de Informações tem por objetivo aprimorar e racionalizar a gestão de documentos, otimizar o fluxo de trabalho, proporcionar e garantir segurança, confidencialidade e celeridade na disponibilização de informações, facilitar a pesquisa, além de reduzir a quantidade de impressões e o arquivamento físico de papeis, informo que após a data acima referida não mais serão aceitos quaisquer documentos que não estejam incluídos no SEI.

Os protocolados inseridos no Sistema Eletrônico de Informações deverão adotar os mesmos procedimentos utilizados nos expedientes físicos, com a inclusão de documentos através de escaneamento, emissão de cotas, pareceres, despachos, etc., e circulação através dos vários setores da Companhia, para o que, todos os Gerentes, Coordenadores e empregados deverão possuir e-mail institucional e login de rede individual, para viabilizar o acesso e utilização do sistema.

Os documentos que por razões legais, exigências externas, etc., não puderem ser incluídos no SEI deverão ser informados ao Departamento Administrativo para registro, com a respectiva justificativa. Com relação aos procedimentos que exijam a elaboração de fluxos de encaminhamentos estes deverão ter a sua inclusão no sistema solicitada e realizada através da CIGD, considerando a necessidade de se solicitar ao Departamento de Informatização da Prefeitura (Deinfo), a elaboração dos respectivos leiautes.

A solicitação para a inclusão de novos usuários deverá ser realizada através da Coordenadoria de Informática e Gestão de Dados, para onde deverão ser encaminhadas, também, as listas dos atuais usuários para efeito de controle.

A Coordenadoria de Informática e Gestão de Dados estará à disposição dos empregados para o fornecimento de eventuais orientações e esclarecimentos quanto ao uso do sistema e realizará os treinamentos necessários para utilização do SEI, os quais deverão ser agendados na CIGD pelas unidades operacionais da Companhia.

Atenciosamente,

Vinícius Issa Lima Riverete

Diretor Comercial, Administrativo e Financeiro

Documento original arquivado no DA