Reedita com alterações a Ordem Interna n° 03/98, que regulamenta a retirada de adiantamentos pecuniários para pagamento de gastos com viagens e despesas em Campinas.
A Diretora Financeira e Comercial da Companhia de Habitação Popular de Campinas – Cohab-Campinas, determina sejam observados os procedimentos abaixo, quando da retirada de recursos para despesas de viagens e outras realizadas emergencialmente em Campinas e a consequente prestação de contas do adiantamento recebido.
1. ADIANTAMENTO PARA DESPESAS DE VIAGEM.
1.1. Os adiantamentos pecuniários para despesas de viagem deverão ser solicitados pelas Gerências das áreas requisitantes, e os valores deverão ser calculados para atendimento, quando necessário, dos gastos com estadia, locomoção e alimentação.
1.2. O adiantamento pecuniário deverá ser solicitado através do formulário "ADIANTAMENTO PARA PAGAMENTO DE DESPESAS DIVERSAS", em duas vias (Anexo I), disponível na rede.
1.3. Para viagens com retorno previsto para o mesmo dia, fica estabelecido para o almoço, o valor correspondente ao de 1 (um) Vale Refeição, que será pago diretamente no caixa, com a apresentação do formulário "DIÁRIO DE VIAGEM", em duas vias (Anexo II), disponível na rede, autorizado pelo Diretor ou Gerente da área respectiva.
1.4. Para o jantar, quando ultrapassado o limite de duas horas, além do horário de término do expediente da Cohab-Campinas, será fornecido pela Divisão de Recursos Humanos 1 (um) Vale Refeição, conforme previsto em acordo coletivo.
1.5. Será de total responsabilidade do funcionário, as despesas com alimentação que ultrapassarem o valor do Vale Refeição.
2. ADIANTAMENTO PARA DESPESAS COM COMPRAS E SERVIÇOS.
2.1. A aquisição de bens e serviços é de competência exclusiva do Setor de Licitações e Suprimentos, do Departamento Administrativo, através dos procedimentos e normas da Companhia.
2.2. Quando da eventual necessidade da realização de despesas para a aquisição de bens e serviços de caráter emergencial em Campinas ou quando em viagem, os valores respectivos poderão ser obtidos através do preenchimento do formulário "ADIANTAMENTO PARA PAGAMENTO DE DESPESAS DIVERSAS", em duas vias (Anexo I), disponível na rede.
3. APROVAÇÃO DO PEDIDO DE ADIANTAMENTO PECUNIÁRIO.
3.1. A aprovação para liberação dos valores solicitados deverá ser aposta nas duas vias da solicitação e obedecerá os seguintes critérios:
- Adiantamento de valor correspondente a até 1 (um) salário mínimo: aprovado pelo Gerente do setor requisitante.
- Adiantamento de valor acima de 1 (um) salário mínimo: aprovado pelo Diretor da área solicitante.
4. RELATÓRIO DE DESPESAS DE VIAGENS - ACERTO DE CONTAS.
4.1. A prestação de contas referente aos adiantamentos de que tratam os itens 1 e 2, deverá ser feita através do formulário "ACERTO DE CONTAS N°..." , em duas vias (Anexo III), disponível na rede, e entregue no Setor de Contas a Pagar e a Receber (SPR), impreterivelmente, no primeiro dia útil subsequente à viagem ou realização da despesa que deu origem ao pedido de adiantamento. Em hipótese algumaa prestação de contas poderá ser realizada no mês posterior ao que foi concedido o adiantamento. Exceção será feita quando o período da viagem ultrapassar o mês da solicitação.
4.2. A prestação de contas, através do formulário indicado no item anterior, será assinada pelo funcionário responsável pelas despesas realizadas, vistada pelo superior hierárquico e encaminhada à Gerência Financeira para conferência para posterior aprovação do titular da Diretoria Financeira e Comercial.
4.3. A devolução de eventual saldo ou o recebimento de importâncias complementares por conta de despesas que ultrapassaram o valor recebido em adiantamento, será feita através do Setor de Contas a Pagar e a Receber.
4.4. Deverá integrar a prestação de contas relatório contendo informações sobre as despesas realizadas.
Especificamente quando de viagens, deverão ser indicados:
- Data
- Local e cidade
- Evento
- Duração do evento
- Funcionários participantes.
4.5. Somente serão aceitas para a prestação de contas, comprovantes das despesas realizadas através de Notas Fiscais, com a discriminação dos gastos, nominais à Companhia de Habitação Popular de Campinas - Cohab e com a indicação do CNPJ: 46.044.871/0001-08.
4.6. Na impossibilidade da obtenção de Notas Fiscais em decorrência do tipo de serviço prestado (recibo de taxi, estacionamento, passagens de ônibus, etc.) obrigatóriamente deverá ser indicado no verso do respectivo comprovante, recibo ou nota fiscal simplificada, a destinação da despesa e sempre que possível, no documento deverá constar o nome da Cohab-Campinas.
4.7. Serão de exclusiva responsabilidade do funcionário requisitante, as despesas realizadas sem o atendimento das normas desta Ordem Interna.
Campinas, 10 de Outubro de 2003
Zuleica E. Mitani
Diretora Financeira e Comercial |
