Estabelece procedimentos para o encaminhamento de solicitações decorrentes de contratos firmados com terceiros.
A Diretoria da Companhia de Habitação Popular de Campinas – Cohab-Campinas, determina aos setores próprios que, a partir desta data, sejam observados os procedimentos abaixo, quando da adoção de procedimentos para análise de pedidos decorrentes de contratos formalizados com terceiros.
1. O Setor de Licitações e Suprimentos do Departamento Administrativo - SLS/DA, quando da formalização de contratos firmados com terceiros (serviços, empreitadas, locações ou cessões de imóveis, etc.), deverá abrir expediente próprio sob o título de "Pasta de Administração do Contrato n°..." -, da qual deverão constar:
- Edital de licitação (quando houver).
- Proposta vencedora da licitação (quando houver).
- Contrato assinado com terceiros e do qual a Cohab figure como parte contratante ou como parte contratada.
- Outros elementos que possam subsidiar análises e decisões.
2. Qualquer solicitação que faça referência a um determinado contrato - recebida pelo Protocolo Geral, outro Departamento ou Setor da Cohab - deverá ser, preliminar e obrigatoriamente encaminhada ao SLS/DA, para ser anexada à pasta de acompanhamento contratual respectiva, a que se refere o item anterior, instruída com as informações pertinentes e enviada aos setores responsáveis pela análise e decisão do pedido.
3. Integram o rol de solicitações dentre outros: aditamentos, prorrogações e rescisões contratuais, pagamentos de faturas e outros decorrentes do objeto contratual, revisão de cláusulas por qualquer uma das partes, pedido de revisão de critérios de reajuste, etc.
4. Novos pedidos que tenham como referência o mesmo contrato, deverão ser anexados à pasta de acompanhamento contratual já existente, sem a necessidade da abertura de novo expediente por parte do SLS/DA.
5. Fica proibida a instrução de expedientes, por parte de qualquer área da Cohab, sem que tenham sidos adotados os procedimentos indicados nos itens 2 e 3 acima.
6. Solicitações recebidas via Fac-simile ou e-mail, deverão ser protocoladas e encaminhadas em conformidade com as instruções acima.
7. Deverão ser adotados por todos os Departamentos e Setores, envolvidos com a análise dos pedidos, procedimentos em caráter de urgência para a instrução e circulação das pastas de administração de contratos, a fim de se resguardar a Cohab de eventuais problemas decorrentes do não cumprimento de prazos contratuais.
9. As cotas de instrução das solicitações encaminhadas, deverão conter todas as informações necessárias à eventual deliberação por parte da Diretoria, com a anexação dos documentos pertinentes e observância estrita das cláusulas contratuais.
10. Após a conclusão de todos os procedimentos para análise e atendimento dos pedidos, a pasta de acompanhamento contratual deverá retornar ao SLS/DA, para aguardar eventuais novas solicitações ou arquivamento junto ao processo licitatório próprio, se for o caso, ou ser anexada ao expediente que deu origem ao contrato respectivo.
10. Não integram esta Ordem Interna os contratos de comercialização de unidades ou alternativas habitacionais, tanto os que se referem a programas do SFH, projetos especiais da Cohab, bem como os de empreendimentos de terceiros.
Campinas, 20 de outubro de 2003.
Fernando Vaz Pupo
Diretor Presidente |
