Reedita, com alterações, a Ordem Interna n° 05/02, de 13 de novembro de 2002, que determinou procedimentos para o andamento de expedientes e emissão de correspondências emitidas pela Cohab-Campinas.

O Diretor Jurídico e Administrativo da Companhia de Habitação Popular de Campinas – Cohab-Campinas, objetivando a rápida localização de expedientes que circulam pela Companhia, bem como a identificação das unidades operacionais responsáveis pela emissão de correspondências, determina que a partir desta data sejam adotados os seguintes procedimentos:

A fim de evitar extravios, o andamento de expedientes protocolados deverá ser feito, obrigatoriamente, pelo Protocolo Geral, ficando terminantemente proibida a circulação de protocolos "em mãos". Ficará responsável pela localização do expediente ou pelas consequências que possam advir do seu extravio, o titular da última área destinatária, registrada no Protocolo Geral.

1. A anotação paralela, permitida pelo sistema de Consulta de Protocolos a todas as áreas da Companhia, somente terá serventia para o controle da circulação interna setorial ou departamental. Para efeito de localização será sempre considerado o último registro do Serviço de Protocolo.
2. Todas as correspondências emitidas pela Cohab-Campinas deverão conter na sua referência, obrigatoriamente, o número do protocolado de origem.
3. Na eventualidade do expediente não ter sido protocolado, essa providência deverá ser adotada, a fim de ser atendida a determinação constante do item anterior.
4. Todos os ofícios emitidos pela Companhia deverão ser, obrigatoriamente, numerados pelo Protocolo Geral.
5. Deverá ser indicada no número do ofício, a sigla do Departamento e do Setor emitente (a), iniciais de quem digitou e nome do arquivo, estas duas últimas informações em caracteres menores, no rodapé da folha (b).

Exemplos: (a) Ofício n° 000 - DAF/SLS

(b) (AG/OFICIO-CEF)

6. Todos os ofícios expedidos deverão ser mantidos nos arquivos dos computadores dos setores emitentes, para eventual identificação do seu conteúdo ou fornecimento de cópia, devendo ser evitado o arquivo paralelo de papeis.
7. As respostas aos ofícios emitidos deverão ser anexadas aos respectivos expedientes de origem, com base no protocolado indicado na referência, para evitar a circulação de expedientes paralelos.

Campinas, 12 de dezembro de 2003.

Nelson Nicolau Szwec

Diretor Jurídico e Administrativo

(DAF – DF-OI-EXP-OF-1)