O Diretor Presidente da Companhia de Habitação Popular de Campinas, no uso das atribuições inerentes ao seu cargo e com base em sugestões formuladas pela Comissão nomeada pela Portaria n.º 05-A/04, de 18 de maio de 2004, com a incumbência de analisar o conteúdo das pastas do Arquivo de Adquirentes da Cohab-Campinas e indicar os documentos que poderão ser eliminados e os que deverão permanecer arquivados, determina que a partir desta data sejam adotados os procedimentos abaixo, quando do arquivamento de documentos nas pastas referidas:
I. Documentação e procedimentos para contratos inativos:
a) Compromisso de compra e venda ou equivalente (para COHAB), devidamente preenchido, datado e assinado pelas partes; Pode ser substituído por escritura de compra e venda quando devidamente averbado junto ao Registro de Imóveis;
b) Procuração, se for o caso, para assinar o contrato, firmada até a data do contrato;
c) Plano de Venda/Planilha de Comercialização;
d) FSE - Ficha Sócio Econômica ou Entrevista Proposta devidamente assinadas pelas partes, original;
e) Certidão de Casamento;
f) Contrato de Re-ratificação, transferência ou sub-rogação;
g) FIF - Ficha de Informação de Financiamento (original), ou RIE - Relação de Inclusão/Exclusão (cópia), ou Cadastro de Apólice da seguradora (cópia). Obrigatório para contratos assinados no período de 01/11/84 a 30/06/91, para comprovar contribuição mensal ao FCVS;
h) Comprovante de recolhimento de contribuição à vista ao FCVS;
i) Documentos referentes às negociações institucionais (R.D.R, Opção pelo Salário Mínimo - RC04/84, Re-ratificação - Opção pela Equivalência Salarial / alterações contratuais preenchidos corretamente, assinados, datados;
j) Comprovante de Categoria Profissional, tais como Declaração de Categoria Profissional ou FEM - Formulário de Enquadramento de Mutuário, quando se tratar de contrato assinado no PES/CP;
k) Documentos que comprovem as revisões de índices ( comprovante de pagamento expedido pelo empregador e/ou cópia da carteira profissional contendo os aumentos salariais e/ou Declaração de índices de reajustes salariais expedido pelo sindicato da categoria;
l) Sentença judicial e os comprovantes dos índices definidos na sentença para ação individual (original) ou sentença judicial coletiva (cópia);
m) TQD (Termo de Quitação Definitiva) para comprovar sinistro parcial/total;
n) FAR - Ficha Sócio Econômica de Renda, para os casos que tenha havido alteração da composição inicial de renda para fins de seguro, original; Verificar a existência de FIF3 averbada alterando a composição inicial da renda.
o) Comprovante de liquidação, devidamente autenticado, onde conste o nome, n.º do contrato e/ou endereço do imóvel do adquirente;
p) Demonstrativo de utilização do FGTS (DAMP), utilizado para amortização ou liquidação total do financiamento, pagamento de parte das prestações mensais, onde conste o nome, n.º do contrato e o endereço do imóvel;
q) Autorização da COHAB para o mutuário lavrar e registrar a escritura do imóvel perante o Cartório de Registro de Imóveis, onde conste o nome, n.º e/ou endereço do imóvel do adquirente;
II. Observar a seguinte documentação e procedimentos para contratos ativos:
a) Compromisso de compra e venda ou equivalente , datado e com todos os dados preenchidos e assinado pelas partes;
b) FSE - Ficha Sócio Econômica ou Entrevista Proposta devidamente assinadas pelas partes, original;
c) Plano de venda/comercialização;
d) Contrato de Re-ratificação, transferência ou sub-rogação devidamente preenchido, datado e assinado pelas partes;
e) FIF - Ficha de Informação de Financiamento (original) ou RIE - Relação de Inclusão/Exclusão (cópia), ou Cadastro de Apólice da Seguradora (cópia);
f) Nas alterações contratuais que geram redução/majoração no valor do seguro compreensivo, devem ser acompanhadas das respectivas FIF-3;
g) Comprovante de recolhimento de contribuição à vista ao FCVS;
h) Mapa de contribuição (cópia) com indicação da OR apresentada pela Administradora do crédito, que deve manter a guarda do original;
i) FIF3 averbada;
j) Documentos referentes às negociações institucionais/alterações contratuais preenchidos corretamente, assinados, datados e dentro do período de vigência;
k) Comprovante de renda da contratação para contratos para contratos assinados no PES/CP, a partir de 15.02.90:
Para assalariados:
· Cópia da carteira Profissional, ou
· Cópia do contracheque, ou
· Original da declaração do órgão empregador;
Para autônomos e assemelhados:
· Cópia da declaração do Imposto de Renda acompanhado do comprovante de entrega à Receita Federal, ou
· Cópia do Contrato Social/DARF ou outros;
l) Na sub-rogação deve ser apresentada a FSE do novo mutuário, o comprovante de rendimento e a FIF averbada relativa a operação;
m) Comprovante de Categoria Profissional, tais como Declaração de Categoria Profissional ou FEM - Formulário de Enquadramento de Mutuário, quando se tratar de contrato assinado no PES/CP;
n) Na mudança de categoria profissional é obrigatória a apresentação de documento comprobatório da nova categoria;
o) Documentos que comprovam as revisões de índices de acordo com o Roteiro de Análise do FCVS;
p) Sentença judicial e os comprovantes dos índices definidos na sentença para ação individual (original) ou sentença judicial coletiva (cópia);
q) FAR - Ficha Sócio Econômica de Renda, para os casos que tenha havido alteração da composição inicial de renda para fins de seguro, original;
r) Verificar a existência de FIF3 averbada alterando a composição inicial da renda;
s) Demonstrativo de utilização do FGTS (DAMP), utilizado para amortização do financiamento, pagamento de parte das prestações mensais, onde conste o nome, n.º do contrato e o endereço do imóvel.
Observação:
· A documentação deve ser arquivada em ordem cronológica (documentação básica, complementar e adicionais);
· A documentação não obrigatória deve ser arquivada em ordem cronológica.
