RESTABELECE A ORDEM INTERNA N.º 07/89, QUE CRIOU O EXPEDIENTE GERAL DA COHAB-CAMPINAS E REESTRUTUROU OS PROCEDIMENTOS DE ENCAMINHAMENTO DE EXPEDIENTES.

O Diretor Presidente da Companhia de Habitação Popular de Campinas, no uso das atribuições inerentes ao seu cargo e, com o objetivo de dotar as correspondências, documentos, requerimentos, etc. protocolados na Cohab, de procedimentos que agilizem o trâmite e a circulação dos mesmos pelas várias unidades operacionais da Companhia, e considerando,

1. a necessidade de promover estudos e adotar procedimentos, objetivando a reestruturação organizacional da empresa;
2. a modernização dos sistemas de comunicação e dentro destes, a agilização de expedientes e documentos que circulam pelas diversas unidades operacionais da Cohab-Campinas, através da criação de um sistema eletrônico de circulação de papéis e protocolados;
3. a urgente necessidade de reduzir os trâmites burocráticos pelos diversos Departamentos e setores da Companhia, dos expedientes objetos de análise e tomada de providências, objetivando com isso a redução de papeis, cotas de encaminhamentos, duplicidades de informações, etc.,

 

delibera a adoção, a partir desta data, das normas indicadas a seguir, que pretendem, em uma primeira etapa, reformular o sistema operacional do Protocolo Geral da Cohab-Campinas, com a revisão dos procedimentos de seleção e encaminhamento de expedientes, documentos, papéis e protocolados, para ensejar, futuramente, as providências para o atendimento dos considerandos acima

 

1. Fica restabelecido, junto ao Departamento Administrativo, a unidade operacional denominada Expediente Geral, que terá por função específica o encaminhamento e a agilização dos expedientes em tramitação pela Cohab-Campinas.
2. O Expediente Geral receberá do Protocolo Geral, todos os expedientes protocolados, promovendo sua seleção e encaminhamento direto, às unidades ou empregados responsáveis pela sua instrução, suprimindo desse fluxo, o envio preliminar às Diretorias, Gerências de Departamentos ou Chefias de Setores. Após instruído, o expediente retornará ao Expediente Geral através da Gerência ou da Diretoria da unidade informante, para conhecimento e eventual informação complementar.
3. Todos os expedientes que tratam do mesmo assunto deverão ser apensados por ordem de data do protocolo e capeados, Ficando proibida a circulação paralela de expedientes com assuntos correlatos.
4. Os expedientes devidamente instruídos para apreciação final da Presidência ou Diretoria em colegiado, deverão conter um relato sumário, elaborado pelo Expediente Geral, para agilizar e facilitar a leitura do seu conteúdo, onde estarão sintetizadas as informações, providências determinadas, encaminhamentos e sugestões.
5. Todos os expedientes em tramitação pela Companhia, serão marcados com PRAZO DE PERMANÊNCIA máximo nas unidades informativas. Esses prazos estão fixados em função dos assuntos que demandam naturalmente maior ou menor tempo e poderão ser alterados em se constatando a necessidade de seu aumento ou redução. O controle desses prazos será realizado pelo Protocolo Geral, através de procedimento sistematizado.
6. Todos os empregados da Cohab-Campinas deverão atender aos prazos estabelecidos e responder as notificações do Expediente Geral, quanto aos expedientes em trâmite, no aguardo de providências ou paralisados nas unidades respectivas. O eventual não atendimento dos prazos de permanência deverá ser justificado nas notificações do Expediente Geral ou no próprio expediente, com pedido de prorrogação dos prazos.
7. Com exceção dos assuntos cuja solução não dependa de análise e emissão de pareceres – todos os expedientes EXTERNOS e INTERNOS, deverão ser protocolados para melhor controle do seu andamento.
8. A circulação de qualquer expediente pela Companhia, somente poderá ser realizada através PROTOCOLO GERAL, após as anotações devidas e cotas de encaminhamento do Expediente Geral .
9. As cotas e pareceres das diversas unidades deverão ser sintetizadas, cuidando para que o assunto principal seja devidamente esclarecido.
10. Todas as cotas de encaminhamento deverão conter o carimbo do seus subscritores.
11. Todos os expedientes que possuam fluxo de encaminhamento próprio, deverão ter suas etapas rigorosamente cumpridas, sem a criação de cotas complementares.
12. A unidade de Protocolo Geral, quando da protocolização de expedientes, deverá indicar criteriosamente o objetivo do mesmo no impresso próprio, complementando todas as informações eventualmente necessárias no seu verso. Deverá igualmente coletar todas as informações (endereço, telefone, etc.) do requerente, visando a sua fácil localização. Todos os campos do formulário do sistema de Protocolo, deverão ser completamente preenchidos.
13. O Expediente Geral poderá, em sendo necessário e a pedido das unidades operacionais respectivas, promover o treinamento dos empregados encarregados do encaminhamento dos expedientes.

 

Tendo ainda por objetivo a rápida localização de expedientes que circulam pela Companhia, bem como a identificação das unidades operacionais responsáveis pela emissão de correspondências, reedita através desta Ordem Interna a de n.º 11/03, de 12 de dezembro de 2003, que determinou o atendimento dos seguintes procedimentos:

1. A fim de evitar extravios, o andamento de expedientes protocolados deverá ser feito, pelo Protocolo Geral, ficando vedada a circulação de protocolos "em mãos". Ficará responsável pela localização do expediente ou pelas conseqüências que possam advir do seu extravio, o titular da última área destinatária, registrada no Protocolo Geral.
2. A anotação paralela, permitida pelo sistema de Consulta de Protocolos a todas as áreas da Companhia, somente terá serventia para o controle da circulação interna setorial ou departamental. Para efeito de localização será sempre considerado o último registro do Serviço de Protocolo.
3. Todas as correspondências emitidas pela Cohab-Campinas deverão conter na sua referência o número do protocolado de origem.
4. Na eventualidade do expediente não ter sido protocolado, essa providência deverá ser adotada, a fim de ser atendida a determinação constante do item anterior.
5. Todos os ofícios emitidos pela Companhia deverão ter, um número fornecido pelo Protocolo Geral.
6. Deverá ser indicada no número do ofício, a sigla do Departamento e do Setor emitente (a), iniciais de quem digitou e nome do arquivo, estas duas últimas informações em caracteres menores, no rodapé da folha (b).

Exemplos: (a) Ofício n° 000 - DAF/SLS

(b) (AG/OFICIO-CEF)

7. Todos os ofícios expedidos deverão ser mantidos nos arquivos dos computadores dos setores emitentes, para eventual identificação do seu conteúdo ou fornecimento de cópia, devendo ser evitado o arquivo paralelo de papeis.
8. As respostas aos ofícios emitidos deverão ser anexadas aos respectivos expedientes de origem, com base no protocolado indicado na referência, para evitar a circulação de expedientes paralelos.

 

Campinas, 16 de maio de 2005.

Fernando Vaz Pupo
Diretor Presidente