PROCEDIMENTOS PARA SOLICITAÇÃO E EFETIVAÇÃO DE COMPRAS E SERVIÇOS.

O Diretor Administrativo e Financeiro da Companhia de Habitação Popular de Campinas, no uso das atribuições inerentes ao seu cargo, por esta Instrução Normativa, determina o atendimento, por parte de todas as unidades operacionais da Cohab, dos procedimentos abaixo relacionados, quando da solicitação de compras e serviços e sua efetivação pelo Setor de Licitações e Suprimentos.

A) Em conformidade com o que está expressamente determinado na Lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993, que estabeleceu "normas gerais sobre licitações e contratos administrativos pertinentes a obras, serviços, inclusive de publicidade, compras, alienações e locações, no âmbito dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios" (inclusive empresas públicas de Economia Mista), o Setor de Licitações e Suprimentos, do Departamento Administrativo, realiza uma série de procedimentos, desde a orçamentação até a aquisição de bens (nestes incluídas todas as compras da Companhia) ou contratação de serviços, que observam o mais rigoroso e estrito cumprimentos às normas da referida Lei, regulamentos e exigências do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, procurando com isso, resguardar futuras responsabilidades que possam recair sobre seus funcionários, Gerência e Diretores, por erros ou omissões.

B) Em decorrência disso, todos os procedimentos para a realização de compras ou contratações de serviços deverão ser realizadas, obrigatoriamente, pelo SLS, a partir da solicitação da área interessada, através dos impressos próprios e em conformidade com o previsto em Ordens Internas e Regulamentos da Cohab-Campinas, em vigência há vários anos.

C) Tendo em vista que os procedimentos do Departamento Administrativo / Setor de Licitações e Suprimentos, são fiscalizados pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, os quais responderão administrativamente por erros eventuais que possam vir a ocorrer, pelo presente fica convencionado que:

1. O Departamento Administrativo e Setor de Licitações e Suprimentos não se responsabilizarão por compras ou contratação de serviços realizadas por outro Setor ou empregado, sem os procedimentos regulamentares.
   

2. O SLS/DAF anotará, nos documentos de compra e contratação de serviços assim efetivados, que estes não atenderam aos procedimentos normatizados.
   
   

3. Será transferida para o funcionário que realizou a compra ou a contratação do serviço, a responsabilidade por qualquer questionamento do Tribunal de Contas, pelo não atendimento das normas regulamentares.
   
   

4. O SLS é o responsável pela emissão das solicitações de pagamentos e pelo recolhimento dos impostos e dos tributos que recaiam sobre faturas ou notas fiscais emitidas, tendo inclusive limites de prazos para a efetivação desses pagamentos, motivo pelo qual, todas as faturas e notas fiscais, oriundas de aquisições ou serviços diversos, deverão ser encaminhadas àquele Setor.
   
   

5. Toda solicitação de compra ou serviço deverá ser encaminhada, inicial e obrigatoriamente, ao SLS/DA, para abertura do processo respectivo.
   
   

6. Ocorrendo a necessidade, em caráter de urgência, da contratação de serviços por parte outra unidade operacional, esta deverá ser devidamente justificada pelo solicitante e previamente autorizada pela Diretoria Administrativa e Financeira. Após o recebimento da Nota Fiscal do prestador dos serviços, o Departamento/Setor solicitante deverá encaminhá-la imediatamente ao Setor de Licitações e Suprimentos, que tomará as providências necessárias para o seu pagamento, com a retenção dos impostos incidentes sobre a prestação dos serviços realizados.
   
   

7. Os materiais e os serviços solicitados, deverão ser minuciosa e corretamente especificados, a fim de evitar retrabalhos, não respondendo o SLS pelas aquisições ou contratações realizadas com base em descrições errôneas.
   
   

8. O trabalho de cotação de preços é exclusivo do SLS, podendo entretanto as unidades operacionais solicitantes informar sobre eventuais fornecedores para consultas, ou mesmo participar da coleta de orçamentos, a exemplo dos serviços dos Departamentos de Projetos e de Obras, que tenham especificidade própria e que exijam informações técnicas mais detalhadas.
   
   

9. Todos os pedidos de compra ou contratação de serviço deverão ter, obrigatoriamente, a justificativa de sua necessidade, conforme determina a Lei de Licitações, motivo pelo qual os pedidos que não atenderem a essa exigência serão devolvidos ao Setor solicitante.
   
   

10. O recebimento do material adquirido depende, única e exclusivamente, da disponibilidade do fornecedor ou do prazo previsto para entrega do mesmo. Conforme tem sido usual e rotineiro, todo bem adquirido é encaminhado ao solicitante tão logo da sua entrega pelo fornecedor, motivo pelo qual, o SLS não deverá ser pressionado ou questionado quanto ao recebimento dos bens solicitados.
    
    

11. Toda solicitação de compra ou serviço estará sujeita à disponibilidade de recursos. Assim, compras ou contrações de serviços poderão não ser realizadas quando solicitadas, sendo transferidas para datas futuras em razão do Fluxo de Caixa da Companhia.
    
    

12. Alguns serviços ou compras de pequeno valor e de setores diversos, poderão ser agregadas e adquiridas em conjunto, a fim de evitar custos suplementares com cotações, impressos, etc. Esses materiais serão cotados em conjunto e na mesma data, podendo ocorrer portanto, demora na sua entrega.
    
    

13. Quaisquer reclamações ou sugestões com referência aos procedimentos do SLS, qualidade dos produtos adquiridos, fornecedores, etc., deverão ser encaminhadas, prioritariamente, ao Gerente do Departamento Administrativo.

 

 

Campinas, 23 de abril de 2007

Miguel Jorge Nicolau Filho
Diretor Financeiro e Comercial