O Diretor Administrativo e Financeiro da Companhia de Habitação Popular de Campinas, no uso das atribuições inerentes ao seu cargo, reitera a Instrução Normativa nº 04/07, de 23 de abril de 2007, que determinou o atendimento, por parte de todas as unidades operacionais da Cohab, dos procedimentos abaixo relacionados, quando da solicitação de compras e serviços e sua efetivação pela Coordenadoria de Suprimentos.
A) Em conformidade com o que está expressamente determinado na Lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993, que estabeleceu "normas gerais sobre licitações e contratos administrativos pertinentes a obras, serviços, inclusive de publicidade, compras, alienações e locações, no âmbito dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios" (inclusive empresas públicas de Economia Mista), a Coordenadoria de Suprimentos - CSUP, do Departamento Administrativo - DA, realiza uma série de procedimentos, desde a coleta de orçamentos, até a aquisição de bens (nestes incluídas todas as compras da Companhia) ou contratação de serviços, que observam o mais rigoroso e estrito cumprimento às normas da referida Lei, regulamentos e exigências do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, procurando com isso, resguardar futuras responsabilidades que possam recair sobre seus funcionários, Gerência e Diretores, por erros ou omissões.
B) Em decorrência disso todos os procedimentos para a realização de compras ou para a contratação de serviços serão adotados, obrigatoriamente, pela CSUP/DA, quando do recebimento solicitação da área interessada, formulada através dos impressos próprios e em conformidade com o previsto em Ordens Internas e Regulamentos da Cohab-Campinas, em vigência há vários anos.
C) Tendo em vista que os procedimentos do Departamento Administrativo e da Coordenadoria de Suprimentos, são fiscalizados pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, os quais responderão administrativamente por erros eventuais que possam vir a ocorrer, pelo presente fica convencionado que:
1) O Departamento Administrativo e a Coordenadoria de Suprimentos não se responsabilizarão por compras ou contratação de serviços realizadas por outro Departamento, Coordenadoria ou empregado, em que não tenham sido observadas as normas e os procedimentos que regulamentam a aquisição de materiais e equipamentos e as contratações com terceiros .
2) A CSUP/DA anotará, nos documentos de compra e contratação de serviços assim efetivados, que estes não atenderam aos procedimentos normatizados.
3) Será transferida para o empregado que realizou a compra ou a contratação do serviço, a responsabilidade por qualquer questionamento do Tribunal de Contas quanto ao não atendimento das normas regulamentares.
4) Em decorrência das Leis Municipais nºs 12.392/05 e 13.208/07 e da Instrução Normativa nº 001/2008, emitida pelo Departamento de Receitas Imobiliárias da Prefeitura Municipal de Campinas, que instituiu a Declaração Mensal de Serviços - DMS, a Cohab-Campinas como substituto tributário é a responsável direta pelo fornecimento através da declaração citada e dentro dos prazos fixados por aquela normativa, de informações quanto aos recolhimentos devidos a título do ISSQN - Imposto sobre Serviços de Quaisquer Naturezas, que recaiam sobre serviços por ela contratados. A não entrega da DMS ou o envio da mesma fora do prazo, a omissão de informações ou a incorreção destas, poderão resultar na aplicação de penalidades e multas à Companhia.
5) Pelos motivos acima apontados as faturas e as notas fiscais oriundas da prestação de serviços diversos, ou mesmo da aquisições de bens e materiais, deverão ser encaminhas imediatamente ao seu recebimento, para a Coordenadoria de Suprimentos, que é a responsável pela emissão das solicitações de pagamentos, pela retenção e recolhimento dos impostos e dos tributos que recaiam sobre faturas ou notas fiscais emitidas e consequentemente, pela emissão das DMS.
6) O não cumprimento desta exigência, que possa vir a acarretar dano de qualquer espécie para a Cohab-Campinas, poderá resultar na adoção de penalidades administrativas para o infrator, inclusive quanto ao ressarcimento à Companhia, de eventuais prejuízos pecuniários.
7) Toda solicitação de compra ou de serviço deverá ser encaminhada, inicial e obrigatoriamente, à CSUP/DA, para abertura do processo respectivo.
8) Ocorrendo a necessidade, em caráter de excepcionalidade e de urgência, da contratação de serviço por parte outra unidade operacional, esta deverá ser devidamente justificada pelo solicitante, acompanhada das cotações de preços coletadas dentre diversos fornecedores e previamente autorizada pela Diretoria Administrativa e Financeira. Após o recebimento da nota fiscal ou da fatura do prestador do serviço, o Departamento/Coordenadoria solicitante deverá encaminhá-la imediatamente à Coordenadoria de Suprimentos, que tomará as providências necessárias para o seu pagamento, com a retenção dos impostos e tributos incidentes. O não atendimento desta determinação implicará na adoção das penalidades indicadas no item 6 acima.
9) Em qualquer situação, os materiais e os serviços solicitados deverão ser minuciosa e corretamente especificados a fim de evitar retrabalhos, não respondendo a CSUP/DA pelas aquisições ou contratações realizadas com base em descrições errôneas ou equivocadas.
10) O trabalho de cotação de preços é atribuição exclusiva da Coordenadoria de Suprimentos, podendo entretanto as unidades operacionais solicitantes, subsidiar esse procedimento informando sobre eventuais fornecedores para consultas, ou mesmo participando da coleta de orçamentos, a exemplo de alguns serviços do Departamento de Planejamento, desde que estes tenham especificações especiais que exijam informações técnicas mais detalhadas.
11) Todos os pedidos de compra ou de contratação de serviço deverão ter, obrigatoriamente, a justificativa de sua necessidade, conforme determina a Lei de Licitações, motivo pelo qual os pedidos que não atenderem a essa exigência serão devolvidos à unidade solicitante.
12) O recebimento do material adquirido depende, única e exclusivamente, da disponibilidade do fornecedor ou do prazo previsto para entrega do mesmo. Conforme tem sido usual e rotineiro, todo bem adquirido é encaminhado ao solicitante tão logo da sua entrega pelo fornecedor, motivo pelo qual, a CSUP não deverá ser pressionada ou questionada quanto ao recebimento dos bens solicitados.
13) Toda solicitação de compra ou de serviço estará sujeita à disponibilidade de recursos. Assim, compras ou contrações de serviços poderão ser transferidas para datas vindouras, em razão do Fluxo de Caixa da Companhia.
14) Algumas solicitações de compras de pequeno valor, oriundas de unidades operacionais diversas, poderão ser agregadas e adquiridas em conjunto, a fim de evitar custos suplementares com cotações, impressos, etc. Dessa maneira os materiais solicitados serão cotados em conjunto e na mesma data, podendo ocorrer, portanto, demora na sua entrega.
15) Quaisquer reclamações ou sugestões com referência aos procedimentos da Coordenadoria de Suprimentos, qualidade dos produtos adquiridos, fornecedores, etc., deverão ser encaminhadas, prioritariamente, ao Gerente do Departamento Administrativo.