ESTABELECE PROCEDIMENTOS PARA A UTILIZAÇÃO DE IMPRESSORAS E
CONTENÇÃO DO USO DE TONERS E CARTUCHOS DE TINTA
O Diretor Administrativo e Financeiro da Companhia de Habitação Popular de Campinas, no uso das atribuições inerentes ao seu cargo e com o objetivo de reduzir as despesas com a utilização de impressoras e aquisição de toners e cartuchos de tinta, por esta Instrução Normativa determina adoção dos procedimentos abaixo, por todas as unidades operacionais da Cohab-Campinas:
1. Todos os colaboradores da Companhia deverão observar o mais rigoroso controle quando da utilização de impressoras, objetivando racionalização do seu uso e a extração de cópias de documentos quando efetivamente exigida, verificando os que poderão ser arquivados eletronicamente e impressos somente quando e se necessários.
2. Todas as unidades operacionais da Companhia deverão realizar uma análise dos seus arquivos de papeis, excluindo os que poderão ser substituídos por arquivos eletrônicos a exemplo de relatórios, comunicados, rascunhos, minutas, ofícios, memorandos, etc.
3. Tendo em vista o custo elevado com a aquisição de toners e cartuchos de tinta, objetivando o estabelecimento de um estoque mínimo para atender a demanda e, antes da possível fixação de cota mensal desses materiais por Departamento/Coordenadoria, todos os colaboradores deverão observar o mais rigoroso controle quando da requisição dos mesmos junto ao Almoxarifado.
4. Fica a unidade de Almoxarifado autorizada a somente entregar à unidade operacional requisitante, toners e cartuchos, com a apresentação dos que foram utilizados e que se encontrem, presumivelmente, vazios.
5. A Coordenadoria de Informática e Gestão de Dados deverá promover, em caráter de urgência, estudo para o redimensionamento e remanejamento de impressoras, de acordo com as necessidades de utilização de cada Departamento/Coordenadoria, possibilitando com isso a redução de despesas com a aquisição de toners, cartuchos e com o conserto e a manutenção das copiadoras. Cada sala deverá ter apenas uma impressora, com capacidade necessária ao atendimento das necessidades dos serviços executados no local.
6. Tendo em vista grande consumo de tinta com impressoras deskjet e o seu elevado custo, a Coordenadoria de Informática e Gestão de Dados deverá promover estudo e cronograma objetivando a substituição, dentro das possibilidades financeiras do fluxo de caixa da Companhia, desses equipamentos, por impressoras laserjet, observados o remanejamento e redimensionamento indicados no item 5.
7. Também a Coordenadoria de Informática e Gestão de Dados deverá, quando da substituição de equipamentos ou o descarte dos mesmos por inviabilidade de conserto, comunicar à Coordenadoria de Suprimentos a fim de que sejam verificados os estoques dos cartuchos depositados no Almoxarifado, para que os mesmos não venham a ser novamente adquiridos ou que possam ser trocados por outros, junto aos fornecedores.
8. Tendo em vista a substituição, em breve, dos sistemas de informática da Companhia, a CIGD deverá incluir nos seus relatórios mensais informações com referência a quantidade de cópias extraídas por unidade operacional e por usuário, nominalmente, e indicação dos documentos copiados.
Campinas, 23 de fevereiro de 2010
Miguel Jorge Nicolau Filho
Diretor Administrativo e Financeiro
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