Padronização de expedientes.
O Diretor Administrativo e Financeiro da Companhia de Habitação Popular de Campinas, no uso das atribuições inerentes ao seu cargo e, tendo por objetivo:
- facilitar a leitura de documentos e protocolados;
- padronizar os expedientes que circulam pelas diversas unidades da Cohab-Campinas, através de procedimentos corretos de anexação de documentos e emissão das cotas de encaminhamento;
- reduzir as despesas com papeis, através do seu uso racional;
- reduzir o volume de folhas e documentos encaminhados para arquivo, tendo em vista a escassez de espaço no Arquivo Geral,
comunica que a partir desta data, reiterando normas internas, deverão ser atendidos por todos os empregados da Companhia, os procedimentos a seguir relacionados:
- Todos os expedientes – internos e externos – deverão ser protocolados, com exceção de convites e outros que não demandem circulação pelas unidades operacionais da Companhia.
- Expedientes que tratem do mesmo assunto deverão ser, obrigatoriamente, apensados por ordem cronológica e capeados. A juntada dos protocolados e as anotações decorrentes, deverá ser solicitada ao Protocolo Geral
- Os prazos de permanência fixados, pelo Protocolo Geral, para a circulação de protocolados deverão ser rigorosamente cumpridos.
- Todas as folhas dos protocolados deverão ser numeradas, com carimbo conforme modelo abaixo, pelo empregado do último Departamento ou Coordenadoria que o instruiu. O Protocolo Geral, em conformidade com as normas da COHAB, poderá retornar o expediente à área responsável para a adoção desse procedimento.
- Deverá ser utilizada na emissão de cotas e despachos a Fonte Arial 11.
- Todas as cotas de encaminhamentos, despachos, pareceres, etc., deverão utilizar, sempre que houver espaço, a última folha do protocolado.
- A folha de continuação somente deverá ser anexada se não houver disponibilidade de espaço na ultima folha do protocolado.
- Deverão ser mantidas as margens esquerda e direita das folhas de continuação e instrução, quando da emissão de cotas de encaminhamentos, manifestações, pareceres, etc., para que os protocolados possam ser grampeados e ou perfurados para arquivamento.
- Todos os espaços em branco, nos versos das folhas e documentos, deverão ser inutilizados com um risco transversal.
- Conforme normas da empresa, as cotas de encaminhamentos, manifestações, pareceres, etc. deverão ter o carimbo do seu subscritor.
- Os expedientes protocolados deverão circular pelas diversas unidades operacionais, somente através do Protocolo Geral, sendo proibida a circulação “em mãos”. Ficará responsável pela localização do expediente ou pelas conseqüências que possam advir do seu extravio, o titular da última área destinatária registrada no Protocolo Geral.
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