DETERMINA A ADOÇÃO DE PROCEDIMENTOS PARA A CIRCULAÇÃO DE EXPEDIENTES, CONTENÇÃO DE DESPESAS COM EXTRAÇÃO DE CÓPIAS,  ECONOMIA DE PAPÉIS E MATERIAIS DE CONSUMO. REEDITA ALGUNS PROCEDIMENTOS DETERMINADOS ATRAVÉS DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS 09/83, 02/05 E 01/10. O Diretor Administrativo e Financeiro da Companhia de Habitação Popular de Campinas, no uso das atribuições inerentes ao seu cargo, determina, aos Colaboradores da Companhia, que a partir desta data sejam observados, rigorosamente, os procedimentos abaixo: Circulação de expedientes e expedição de ofícios. A fim de evitar extravios, o andamento de expedientes protocolados deverá ser realizado, exclusivamente, pelo Protocolo Geral, ficando vedada a circulação de protocolos "em mãos". Ficará responsável pela localização do expediente ou pelas conseqüências que possam advir do seu extravio, o titular da última área destinatária, registrada no Protocolo Geral.   A anotação paralela, permitida pelo sistema de Consulta de Protocolos a todas as unidades operacionais da Companhia, somente terá serventia para o controle da circulação interna setorial ou departamental. Para efeito de localização será sempre considerado o último registro do Serviço de Protocolo. Todas as cotas de encaminhamentos, despachos, pareceres, etc., deverão utilizar, sempre que houver espaço disponível, a última folha do expediente. A folha de continuação deverá ser incluída, apenas, quando não houver essa disponibilidade.   Todos os espaços em branco nos versos das folhas deverão ser inutilizados, através de um risco transversal. Todas as folhas dos protocolados deverão ser numeradas com carimbo, conforme modelo abaixo, pelo empregado da última Coordenadoria ou Departamento que o instruiu. O Protocolo Geral, em conformidade com as normas da COHAB, poderá retornar o expediente para a área responsável, para a adoção desse procedimento.   PROT. Nº   FOLHA Nº   Deverão ser mantidas as margens esquerdas das folhas, quando da emissão de cotas de encaminhamentos, manifestações, pareceres, etc., para que os expedientes possam ser grampeados e ou perfurados para arquivamento.   Conforme normas da empresa, as cotas de encaminhamentos, manifestações, pareceres, etc. deverão conter o carimbo do seu subscritor. Todas as correspondências emitidas pela COHAB-Campinas deverão conter na sua referência o número do protocolado de origem.   Na eventualidade do expediente não ter sido protocolado, essa providência deverá ser adotada, a fim de ser atendida a determinação constante do item anterior. Todos os ofícios emitidos pela Companhia deverão ter um número fornecido pelo Protocolo Geral.   Deverá ser indicada, no número do ofício, a sigla do Departamento e da Coordenadoria emitente e iniciais de quem digitou: Ofício n° 000 - DAF/CLIS

Todos os ofícios expedidos deverão ser mantidos nos arquivos dos computadores das Coordenadorias emitentes, para eventual identificação do seu conteúdo ou fornecimento de cópia, evitado-se o arquivo paralelo de papeis. As respostas aos ofícios emitidos deverão ser anexadas aos respectivos expedientes de origem, com base no protocolado indicado na referência, para evitar a circulação de expedientes paralelos.

Utilização de impressoras e contenção do uso de toners e cartuchos de tinta. Reedita alguns procedimentos determinados através da
Instrução Normativa nº 01/10.

• Todos os colaboradores da Companhia deverão observar o mais rigoroso controle quando da utilização de impressoras, objetivando racionalização do seu uso e a extração de cópias de documentos somente quando efetivamente exigida.

 

• Todas as unidades operacionais da Companhia deverão realizar uma análise dos seus arquivos de papeis, excluindo os que poderão ser substituídos por arquivos eletrônicos a exemplo de relatórios, comunicados, rascunhos, minutas, ofícios, memorandos, etc.

• Tendo em vista o custo elevado com a aquisição de toners e cartuchos de tinta, todos os empregados deverão observar o mais rigoroso controle quando da requisição dos mesmos junto ao Almoxarifado.

 

• Fica o responsável pelo Almoxarifado autorizado a somente entregar toners e cartuchos, à unidade operacional requisitante, com a apresentação das embalagens utilizadas e que se encontrem, presumivelmente, vazias.

• Cópias coloridas, extraídas através da copiadora instalada na Coordenadoria de Informática e Gestão de Dados, deverão restringir-se aos serviços que exijam, efetivamente, a utilização de cores. Todos os demais trabalhos deverão ser copiados em preto.

 

• A Coordenadoria de Informática e Gestão de Dados emitirá relatório mensal para o Departamento Administrativo, informando a relação das cópias a cores extraídas, nome do empregado ou coordenadoria solicitante e a destinação do serviço.

Extração de cópias “xerográficas”.
Reedita alguns procedimentos determinados através da
Instrução Normativa nº 09/83

• A extração de cópias “xerográficas” deverá ser solicitada através do formulário próprio, preenchido detalhadamente, principalmente com referência ao serviço copiado, assinado pelo empregado requisitante e autorizado pelo Coordenador ou Gerente respectivo.

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• Deverá ser observada, pelos empregados, a mais rigorosa economia quando da extração de cópias, cujos pedidos somente serão autorizados pelos Coordenadores ou Gerentes quando efetivamente necessários.

• O pedido deverá ser entregue juntamente com o original a ser copiado no serviço de cópias, em folhas soltas e sem grampos, e o empregado requisitante deverá aguardar o término dos trabalhos. O encarregado do serviço de cópias não se responsabilizará pelo eventual extravio de qualquer documento, durante o procedimento de reprodução.

 

• O manuseio dos equipamentos copiadores será realizado, exclusivamente, pelo empregado responsável pelo serviço de cópias e, nos impedimentos deste ou emergências, por empregado designado pelo Gerente Administrativo ou Coordenador de Administração.

• Serão recusados os pedidos cujo formulário não esteja convenientemente preenchido.

 

• As cópias particulares deverão ser obrigatoriamente pagas pelo interessado, observado o valor unitário estabelecido através da Tabela de Taxas e Serviços da COHAB-Campinas disponível na Intranet.

 

Requisição de materiais do almoxarifado.

• Todos os empregados da Companhia deverão observar a mais rigorosa economia no uso dos materiais de consumo, evitando perdas e desperdícios, observada a efetiva necessidade, prioridade e essencialidade.

 

• A requisição dos materiais de consumo deverá restringir-se às quantidades necessárias para que não ocorram prejuízos à realização dos serviços da COHAB. Assim o Gerente Administrativo tem autorização da Diretoria para solicitar esclarecimentos, junto dos setores requisitantes, quando forem solicitados itens de materiais em quantidades elevadas (tendo por comparativo, inclusive, as requisições dos meses anteriores) ou o excessivo consumo dos mesmos, podendo reduzir o fornecimento destes às quantidades indispensáveis à realização dos trabalhos.

• A solicitação de materiais ao Almoxarifado deverá observar os procedimentos próprios, através do preenchimento da Requisição de Materiais - RMs disponível na rede e, somente será permitida a requisição por Coordenadoria ou Gerência e não por empregado, evitando-se a formulação de vários pedidos para a mesma unidade operacional.

 

• Fica proibida a manutenção de “almoxarifados setoriais”, por parte das diversas unidades operacionais da Companhia.

 

Campinas, 08 de abril de 2013.
ORIGINAL ASSINADO E ARQUIVADO NO D.A.

João Leopoldino Rodrigues
Diretor Administrativo e Financeiro