PROCEDIMENTOS PARA A MOVIMENTAÇÃO DE CAIXAS DO ARQUIVO GERAL (ARCHIVUM)

 O Diretor Administrativo e Financeiro da Companhia de Habitação Popular de Campinas, no uso das atribuições inerentes ao seu cargo, por esta Instrução Normativa determina a adoção por parte de todos os empregados da Companhia, dos procedimentos abaixo quando da necessidade de solicitar, ao Serviço de Arquivo Geral da Coordenadoria de Administração, a disponibilização de pastas de adquirentes ou de documentos inativos (arquivo “morto”), que se encontram depositados na Empresa Archivum Comercial Ltda., contratada pela COHAB-Campinas para prestação de serviços de armazenamento, guarda e manutenção de documentos.

1. A solicitação da pasta de adquirente de imóvel administrado pela COHAB-Campinas deverá ser formalizada através do sistema próprio, disponível na rede da Companhia, e atualmente utilizado pelas suas diversas unidades operacionais (conforme modelo anexo).
   
   
2. A solicitação de caixas do arquivo inativo (arquivo “morto”) deverá ser solicitada ao Serviço de Arquivo Geral por telefone, com a indicação do número da caixa da unidade operacional (numeração interna) e o número da caixa padrão da Archivum.
   
   
3. De posse dessas informações o Serviço de Arquivo Geral acessará o portal da Archivum, indicando a numeração da Caixa Padrão CPA onde poderá ser localizado o documento requisitado (pasta de adquirente ou caixa do arquivo inativo).
   
   
4. Para a consulta dos documentos estão disponíveis três opções:
   
   
1. Retirada das CPAs, através de transporte próprio da COHAB, procedimento esse que será o usualmente adotado para a realização dos serviços.
   
   
2. Consulta do documento diretamente na sede da Archivum, quando poderá ser utilizada sala de consulta destinada especificamente para essa finalidade, e que dispõe de telefone, fac-simile e copiadora. A utilização da sala de consulta deverá ser previamente agendada pelo Serviço de Arquivo Geral.
   
   
3. E excepcionalmente, desde que aprovado pelo Diretor Administrativo e Financeiro, quando as CPAs solicitadas serão entregues na sede da COHAB pela frota da Archivum. Tal procedimento gerará, entretanto, cobrança de frete por parte da empresa citada.
   
   
5. Todas as solicitações para consultas deverão ser, sempre que possível, agrupadas, considerando que as pastas dos adquirentes, por exemplo, podem estar depositadas em CPAs distintas que serão retiradas pela COHAB-Campinas.
   
   
6. A movimentação das CPAS, atendendo às necessidades dos Setores da Companhia, gerará custo por unidade requisitada, conforme previsto no contrato formalizado entre a COHAB-Campinas e a Archivum Comercial Ltda.
   
   
7. Os horários estabelecidos pela Archivum para a retirada das CPAs são os seguintes:
   
   
1. Solicitações do Serviço de Arquivo Geral para a Archivum, realizadas até as 11h00m: as CPAs poderão ser retiradas no mesmo dia.
   
   
2. Solicitações do Serviço de Arquivo Geral para a Archivum, realizadas após as 11h00m e até as 16h30m: as CPAs poderão ser retiradas no dia útil seguinte pela manhã.
   
   
8. Em razão da fixação dos horários indicados no item anterior, as unidades operacionais da COHAB deverão providenciar as solicitações de pastas ou caixas inativas somente às Segundas e Quartas Feiras, impreterivelmente até os seguintes horários:
   
   
1. Retirada de CPAs, para entrega no período da manhã: solicitação até as 10h00 do dia anterior. (Segundas ou Quartas Feiras).
   
   
2. Retirada de CPAs, para entrega no período da tarde: solicitação até as 15h00 do dia anterior. (Segundas ou Quartas Feiras).
   
   
9. Os períodos de tempo indicados no item acima, entre a solicitação e a retirada das CPAs, são necessários para a disponibilização dos serviços de transporte a cargo da COHAB-Campinas.
   
   
10. As pastas de adquirentes solicitadas deverão retornar ao Arquivo Geral imediatamente após a conclusão dos trabalhos, a fim de evitar o acúmulo de CPAs no setor.
    
    
11. A circulação de pastas de adquirentes de uma Coordenadoria para outra, independentemente do Departamento a que pertençam, deverá ser realizada, obrigatoriamente, através do Arquivo Geral. A responsabilidade pelo eventual desaparecimento de qualquer pasta será do último setor requisitante, registrado no sistema de arquivo.
    
    
12. Excepcionalmente e desde que plenamente justificado e autorizado pelo Diretor Administrativo e Financeiro, poderão ser atendidos pedidos em caráter de urgência, resultando, entretanto, tal procedimento, em custo adicional para a COHAB-Campinas.
    
    
13. A retirada de CPAs do depósito da Archivum somente será permitida a usuário previamente cadastrado, procedimento esse que estará a cargo do Serviço de Arquivo e Coordenadoria de Administração.
    
    
14. Quando da retirada de pastas de adquirentes para consultas ou execução de serviços, a unidade operacional solicitante deverá verificar seus conteúdos, com o objetivo de realizar o descarte de documentos desnecessários.
    
    
15. O descarte referido no item anterior somente poderá ser efetivado com autorização expressa do Coordenador ou Gerente da área respectiva.
    
    
16. A retirada de pasta de adquirente gerará a cobrança de uma taxa suplementar de R$2,00 (dois reais), acrescida no valor do serviço a ser executado, em conformidade com o que determina a Instrução Normativa nº 10/13 de 23 de Maio de 2013.
    
    
17.  Em decorrência do tempo para solicitação de documentos a cargo da unidade operacional interessada; formalização do pedido das CPAs junto à Archivum por parte do Serviço de Arquivo Geral e a retirada das caixas pela Coordenadoria de Administração, os serviços solicitados por adquirentes ou terceiros demandarão a necessidade de cinco (5) dias úteis para o atendimento dos mesmos.
    
    
18. Em razão do exposto no item anterior, os adquirentes ou terceiros solicitantes serão comunicados pelo Serviço de Informação ao Cidadão, ou diretamente pela unidade operacional responsável pelo atendimento ao pedido, a data de retorno do interessado para a conclusão da consulta ou do serviço solicitado.
    
    
19. As unidades operacionais que prestam os diversos serviços relacionados aos adquirentes de imóveis administrados pela COHAB-Campinas deverão promover as comunicações consideradas pertinentes e necessárias para a divulgação, inclusive através do Site da Companhia, do prazo para atendimento de pedidos de consultas ou serviços referidos no item quinze acima.
    
    
20. Os procedimentos indicados através desta Instrução Normativa poderão ser alterados a qualquer momento, em se verificando, no transcurso da movimentação das caixas do Arquivo Geral (Archivum), da circulação e arquivamento de documentos através das várias unidades operacionais da COHAB-Campinas, etc., a necessidade de melhor adequação dos serviços.
    
    
21. Eventuais esclarecimentos considerados necessários poderão ser solicitados ao Gerente Administrativo, Coordenador de Administração ou Serviço de Arquivo Geral.
    
    

Campinas, 29 de Maio de 2013

João Leopoldino Rodrigues
Diretor Administrativo e Financeiro