DETERMINA A ADOÇÃO DE PROCEDIMENTOS PARA A ORDENAÇÃO E CIRCULAÇÃO DE EXPEDIENTES E ELABORAÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS. REEDITA NORMAS ANTERIORES SOBRE O ASSUNTO.

O Diretor Comercial, Administrativo e Financeiro da Companhia de Habitação Popular de Campinas, no uso das atribuições inerentes ao seu cargo determina aos Colaboradores da COHAB-Campinas, que a partir desta data sejam observados, rigorosamente, os procedimentos abaixo para a ordenação e circulação de expedientes e quando da elaboração de correspondências por parte de todas as unidades operacionais da Companhia.

• A fim de evitar extravios, o andamento de expedientes protocolizados deverá ser realizado, exclusivamente, pelo Protocolo Geral, ficando vedada a circulação de protocolos "em mãos". Ficará responsável pela localização do expediente ou pelas conseqüências que possam advir do seu extravio, o titular da última área destinatária registrada no Protocolo Geral.

• A anotação paralela, permitida pelo sistema de Consulta de Protocolos a todas as unidades operacionais da Companhia, somente terá serventia para o controle da circulação interna setorial ou departamental. Para efeito de localização será sempre considerado o último registro do Serviço de Protocolo.

• Todas as cotas de encaminhamentos, despachos, pareceres, etc., deverão utilizar, sempre que houver disponibilidade, o espaço imediatamente posterior à ultima folha do expediente. A folha de continuação deverá ser incluída, apenas, quando não houver essa disponibilidade.

• Todos os espaços em branco nos versos das folhas deverão ser inutilizados, através de um risco transversal.

• Todas as folhas dos protocolados deverão ser numeradas com carimbo, conforme modelo abaixo, pelo empregado da última Coordenadoria ou Departamento que o instruiu. O Protocolo Geral, em conformidade com as normas da COHAB, deverá retornar o expediente para a área responsável, para a adoção desse procedimento.

 O carimbo citado deverá conter a rubrica do empregado que procedeu à numeração da folha do expediente, conforme modelo acima.

• Deverão ser mantidas as margens esquerdas das folhas, quando da emissão de cotas de encaminhamentos, manifestações, pareceres, etc., para que os expedientes possam ser grampeados e ou perfurados para arquivamento.

• Conforme normas da empresa, as cotas de encaminhamentos, manifestações, pareceres, etc. deverão conter além da assinatura, o carimbo do seu subscritor.

• Todas as correspondências emitidas pela COHAB-Campinas deverão conter na sua referência o número do protocolado de origem.

• Na eventualidade do expediente não ter sido protocolado, essa providência deverá ser adotada, a fim de ser atendida a determinação constante do item anterior.

• Todos os ofícios emitidos pela Companhia deverão ter um número fornecido pelo Protocolo Geral.

• Deverão ser indicadas, no número do ofício, as siglas do Departamento e da Coordenadoria emitente em maiúsculas, e as iniciais de quem o elaborou em minúsculas.

Ofício n° 000 - DA/CLIS/ftj

• Todos os ofícios expedidos deverão ser mantidos nos arquivos dos computadores das Coordenadorias emitentes, para eventual identificação do seu conteúdo ou fornecimento de cópia, evitado-se o arquivo paralelo de papeis.

• As respostas aos ofícios emitidos deverão ser anexadas aos respectivos expedientes de origem, com base no protocolado indicado na referência, para evitar a circulação de expedientes paralelos.

Documentos enviados à COHAB-Campinas.

• Quando do recebimento de correspondência, pelo Protocolo Geral, deverá ser observado o nome do destinatário e, não sendo o da Companhia, essa deverá ser devolvida ao serviço de correios.

• Toda documentação aceita, e em nome da COHAB-Campinas, deverá ser carimbada pelo Protocolo Geral, com a data e o horário do recebimento.

• As correspondências oriundas do Ministério Público e do Poder Judiciário terão prioridade, devendo ser enviadas imediatamente ao Departamento Jurídico quando do seu recebimento.

• As correspondências serão encaminhadas ao setor competente, que indicará a necessidade de sua protocolização, com a anexação do envelope correspondente se houver.

• Na eventualidade da existência de protocolo anterior tratando do mesmo assunto, a unidade operacional receptora deverá solicitar ao Protocolo Geral o seu desarquivamento, ao qual deverá ser juntado a correspondência ou o documento recebido.