Estabelece procedimentos para a operacionalização e adoção de normas funcionais, relacionados com a execução do Trabalho Técnico Social / Programa Minha Casa Minha Vida, de responsabilidade da Coordenadoria do Trabalho Técnico Social e Departamento Administrativo.

O Diretor Comercial, Administrativo e Financeiro no uso das atribuições inerentes ao seu cargo e, tendo por objetivo a normatização dos processos de trabalho e da conduta dos empregados da Coordenadoria do Trabalho Técnico Social determina, por esta Instrução Normativa, a adoção dos procedimentos a seguir relacionados por parte dos integrantes da citada unidade operacional e demais setores da Cohab-Campinas, com os quais se relacione.

Execução das atividades mensais do Trabalho Técnico Social.

1.   A elaboração do cronograma mensal das atividades que serão executadas dentro do TTS é de responsabilidade dos Assistentes Sociais encarregados da execução das mesmas, e deverá ser, obrigatoriamente, entregue ao Coordenador do Trabalho Técnico Social até o último dia útil da 3ª. (terceira) semana do mês anterior ao início das ações. Esse cronograma, após analisado pelo Coordenador do TTS e adotadas as providências necessárias, deverá ser enviado ao Diretor da Secretaria Municipal de Habitação e a Técnica Responsável pelo Programa Minha Casa Minha Vida/PAC, para ciência quanto a participação da SEHAB nos eventos programados.

2.   A elaboração mensal dos registros e relatórios correspondentes às atividades mensais do TTS, será de responsabilidade do Assistente Social designado para cada uma das ações previstas nos cronogramas de trabalho, dos empreendimentos ativos.

3.   As medições referentes às atividades mensais realizadas deverão ser entregues ao Coordenador do Trabalho Técnico Social, impreterivelmente, até o 2º (segundo) dia útil de cada mês, em conformidade com o que foi determinado através da Instrução Normativa nº 07/17 de 27 de Junho de 2017, o qual adotará os procedimento necessários para a análise dos documentos, encaminhamento para ciência do Gerente do Departamento Administrativo e da Comissão do TTS, formalização pelo Diretor Comercial, Administrativo e Financeiro e Diretor Presidente, endosso da  Técnica Responsável da Secretaria Municipal de Habitação e envio à Caixa Econômica Federal.

4.   Todas as atividades programadas, objetivando o desenvolvimento do Trabalho Técnico Social, deverão ser executadas em conformidade com o cronograma aprovado e compactuado contratualmente entre CEF, SEHAB e COHAB, devendo ser exercido rigoroso controle por parte de todos os empregados envolvidos na sua execução, a fim de serem evitadas falhas, retrabalho, perdas financeiras, prejuízo social para os beneficiários dos empreendimentos respectivos, inviabilidade de recebimento, por parte da Companhia, dos recursos previstos, etc.

5.   Não será permitida a alteração de qualquer atividade sem que haja uma justificativa plausível, apresentada por parte do técnico encarregado de sua execução. A aprovação da alteração da atividade dependerá de análise preliminar e criteriosa do Coordenador do Trabalho Técnico Social, com referência a eventuais prejuízos que tal procedimento poderá acarretar, dando conhecimento de sua decisão ao Gerente do Departamento Administrativo, que deverá ser obrigatoriamente comunicado de qualquer ocorrência que possa vir a prejudicar o desenvolvimento pleno das atividades programadas.

6.   A eventual necessidade de alteração da data para a execução de uma determinada atividade, somente será permitida quando plenamente justificada e preliminarmente solicitada à Coordenação do Trabalho Técnico Social com no mínimo 12 (doze) horas de antecedência, sendo que a sua aprovação dependerá de que a ação seja realizada no mês agendado em cronograma de trabalho, a fim de não prejudicar a programação enviada à Secretaria Municipal de Habitação.

7.   Todas as solicitações para alteração de atividades ou datas de execução a que se referem os itens 5 e 6, deverão ser formalizadas através de memorando a ser padronizado pela Coordenadoria do Trabalho Técnico Social.

8.   Fica proibida a realização de atividades em horários que excederem aos que estão previstos nos contratos e cronogramas respectivos, aprovados pelos órgãos envolvidos na execução do TTS. Assim, todas as atividades que necessitem de mais de um dia para a sua realização (“desdobramento em outros dias”) deverão ser planejadas com os parceiros que dela participarão, de maneira que a quantidade de horas técnicas, previstas nas memórias de cálculo, sejam rigorosamente realizadas dentro dos limites estabelecidos.

9.   Não será permitido o estabelecimento de parcerias para o desenvolvimento das ações do Trabalho Técnico Social TTS – MCMV e Programa de Aceleração do Crescimento – PAC, sem o prévio conhecimento e aprovação do Coordenador do Trabalho Técnico Social, do Gerente do Departamento Administrativo e da Técnica Responsável  pelo Programa Minha Casa Minha Vida/PAC, na Secretaria Municipal de Habitação

10.   Eventos extraordinários, decorrentes de atividades programadas, que serão realizados fora da sede da COHAB-Campinas com grande número de participantes e parceiros, deverão ser informados à Coordenadoria do Trabalho Técnico Social com a maior antecedência possível, a fim de serem adotadas providências necessárias junto aos demais setores da Companhia.

Aquisição de materiais e contratação de serviços.

11.   Todas as solicitações para a aquisição de materiais diversos, destinados ao atendimento de atividade programada do TTs, serão elaboradas pelo Assistente Social encarregado de sua execução, e encaminhadas, com a antecedência de 20 (vinte) dias, para aprovação do Coordenador do Trabalho Técnico Social. A inviabilidade da aquisição de material em decorrência do não atendimento do prazo indicado será de responsabilidade do técnico solicitante.

12.   Todas as solicitações para a contratação de serviços diversos, destinados ao atendimento de atividade programada do TTs, serão elaboradas pelos técnicos sociais e encaminhadas para aprovação da Coordenação do Trabalho Técnico Social, com antecedência de 40 (quarenta) dias, a fim de que haja tempo suficiente para os procedimentos administrativos de competência do DA/Coordenadoria de Licitações e Suprimentos para o atendimento do pedido.

13.   Quando a contratação do serviço objetivado ensejar a necessidade de abertura de procedimento licitatório, o pedido deverá ser encaminhado à aprovação do Coordenador do Trabalho Técnico Social e posterior envio ao DA/CLIS com a antecedência de 60 (sessenta) dias.

14.   A inviabilidade da contratação de serviços em decorrência do não atendimento dos prazos indicados acima, será de responsabilidade do técnico solicitante.

15.   No início de cada semestre deverá ser elaborada pelos Assistentes Sociais e encaminhada ao Gerente do Departamento Administrativo, através e com a aprovação do Coordenador do Trabalho Técnico Social, a previsão das licitações que deverão ocorrer no transcurso do exercício, a fim de serem viabilizados os procedimentos necessários por parte da Coordenadoria de Licitações e Suprimentos.

16.   Quando da solicitação para aquisição de materiais diversos ou a contratação de serviços deverão ser observadas as determinações constantes da Instrução Normativa nº 04/08, de 4 de Agosto de 2008, especificamente com referência a:

• Os materiais e os serviços solicitados deverão ser corretamente especificados: quantidades; descrição minuciosa e completa do material ou serviço; data de entrega e horário (quando couber); empreendimento; condomínio; endereço; etc.,   a fim de evitar retrabalhos, não respondendo a CLIS/DA pelas aquisições ou contratações realizadas com base em descrições errôneas ou equivocadas.

• A Coordenadoria de Licitações e Suprimentos devolverá à CTTS, os pedidos de aquisição ou contratação que não atendam às determinações do item anterior.

• O trabalho de cotação de preços é atribuição exclusiva da Coordenadoria de Licitações e Suprimentos, podendo, entretanto, as unidades operacionais solicitantes subsidiar esse procedimento, informando sobre eventuais fornecedores para consultas, ou mesmo participando da coleta de orçamentos, a pedido da CLIS, quando os objetos das compras ou contratações tiverem especificações especiais que exijam informações técnicas mais detalhadas.

• Todos os pedidos de compra ou de contratação de serviço deverão ter, obrigatoriamente, a justificativa de sua necessidade, conforme determina a Lei de Licitações, motivo pelo qual os pedidos que não atenderem a essa exigência serão devolvidos à Coordenadoria do Trabalho Técnico Social.

• Relatório Anual: Os formulários (Instrumentos de coleta de dados) disponibilizados aos técnicos sociais e aos estagiários, para preenchimento quanto as informações necessárias à efetivação do relatório anual das atividades do TTS, deverão ser encaminhados para a coordenadoria na primeira quinzena do mês de dezembro, e posteriormente enviados para a Assistente Social Técnica Responsável pelo projeto na Secretaria Municipal de Habitação.

Procedimentos funcionais.

17.   Alteração da jornada de trabalho somente será permitida, excepcionalmente, com solicitação antecipada, plenamente justificada e autorizada pelo Coordenador do Trabalho Técnico Social, Gerente do Departamento Administrativo e Diretor Comercial, Administrativo e Financeiro.

18.   As férias dos empregados da Coordenadoria do Trabalho Técnico Social deverão ser programadas anualmente, através do preenchimento de formulários próprios, fornecidos pela Coordenadoria de Recursos Humanos e sob a orientação desta, com a concordância do coordenador da área e anuência do Gerente do Departamento Administrativo.

19.   Com base na previsão acima indicada, a coordenação do TTS programará a compatibilização das datas indicadas com o cronograma/memória de cálculo dos empreendimentos ativos, promovendo, quando necessário, a redistribuição das atividades, preferencialmente, entre a equipe responsável pelo mesmo empreendimento, com a colaboração do técnico de referência.

20.   Faltas aos expedientes. Serão observadas as normativas da COHAB-Campinas sobre o assunto. Tendo em vista os prejuízos decorrentes da não realização de atividade do TTS, o Assistente Social deverá, sempre que possível, comunicar antecipadamente a necessidade de se ausentar dos expedientes da Companhia, a fim de ser possível, em tempo hábil, o remanejamento de técnicos ou a alteração do cronograma em execução.

Estagiários.

21.   A participação de estagiários em atividades do TTS, prevista na memória de cálculo de cada empreendimento será supervisionada pelo Assistente Social de referência, sem que isso o impeça de atuar em outros setores do Trabalho Técnico Social.

22.   A jornada dos estagiários de 6 (seis) horas será definida pela Coordenadoria do Trabalho Técnico Social, com a Coordenadoria de Recursos Humanos, adotando-se os revezamentos necessários para o acompanhamento dos Assistentes Sociais, dentro das condições normais de trabalho.

23.   Em conformidade com a legislação sobre estágios e normas do Centro de Integração Escola Empresa - CIEE, é terminantemente proibida a realização de horários extraordinários pelos estagiários, trabalho noturno, em finais de semana ou feriados. Excepcionalmente, quando do interesse do estudante em participar de atividade fora do seu período de expediente e, com a concordância da coordenadoria do TTS, poderá ser alterado o seu horário de trabalho, desde que não ultrapassado o limite de 6 (seis) horas diárias.

Serviços administrativos.

24.   Os serviços de natureza administrativa da Coordenadoria do Trabalho Técnico Social, tendo por exemplos a elaboração de correspondências, memorandos e  ofícios; o agendamento de locais para reuniões; o agendamento de veículos; o acompanhamento de reuniões e elaboração de atas; o preenchimento de solicitações de compras e contratações (com especificação completa fornecida pelo técnico solicitante); o envio, para a Assessoria de Comunicação, das atividades realizadas para divulgação; a solicitação de equipamentos; a requisição ao almoxarifado de materiais de consumo, etc. serão realizados por empregado administrativo, a ser nomeado pelo Senhor Diretor Comercial, Administrativo e Financeiro.

25.   Com referência a requisição ao serviço de almoxarifado do DA/CLIS, de materiais de consumo, deverão ser observadas as normas integrantes da Instrução Normativa nº 03/13 de 8 de Abril de 2013, especificamente com referência a:

·           A requisição dos materiais de consumo deverá restringir-se às quantidades necessárias para que não ocorram prejuízos à realização dos serviços da CTTS.

·           A solicitação de materiais ao Almoxarifado deverá observar os procedimentos próprios, através do preenchimento da Requisição de Materiais - RMs disponível na rede.

·           Fica proibida a manutenção de “almoxarifados setorial”, na Coordenadoria do Trabalho Técnico Social.

Disposições finais.

26.   A Coordenadoria do Trabalho Técnico Social deverá contar com um quadro mínimo de profissionais:

·       1 Coordenador (Assistente Social);

·       1 Funcionário de apoio à Coordenação;

·       1 Funcionário administrativos e

·       Quadro de Assistentes Sociais e Estagiários, em quantidade necessária para a execução das atividades do Trabalho Técnico Social – Programa Minha Casa Minha Vida.

27. O profissional que exercer a função de Apoio à Coordenação deverá ter formação em Serviço Social, com experiência na área de habitação e atuará, também, e sempre que necessário, diante da avaliação e determinação do Coordenador, na execução de ações do TTS, especialmente quando da ausência do técnico da atividade. A participação do técnico referido é transitória, podendo ser alterada em conformidade com o desenvolvimento e necessidade dos trabalhos.
28.  Todas as questões referentes ao Trabalho Técnico Social a exemplo de reivindicações; sugestões; reclamações; solicitação de serviços que envolvam outras coordenadorias, etc. deverão ser encaminhadas, prioritariamente, à Coordenadoria do TTS, que adotará os procedimentos necessários e sugestões, junto à Gerencia do Departamento Administrativo, para análise e encaminhamento de solução de problemas ou adoção de providências.

Campinas, 18  de Setembro de 2017.

Original assinado e arquivado no D.A.

Valter A. Greve

Diretor Comercial, Administrativo e Financeiro