Estabelece procedimentos para a
digitalização de documentos da COHAB-Campinas, integrantes dos seus arquivos
ativo e inativo e outros papéis em circulação na Companhia.
O Diretor Comercial, Administrativo e Financeiro no uso das atribuições
inerentes ao seu cargo, por esta Instrução Normativa determina a adoção do
manual abaixo transcrito, que contém as normas para digitalização, por parte do
Serviço de Arquivo Geral da Coordenadoria de Administração do Departamento
Administrativo, de documentos da COHAB-Campinas.
MANUAL DE DIGITALIZAÇÃO
DE DOCUMENTOS DA COHAB-CAMPINAS
I.
OBJETIVO.
O objetivo deste manual é o de estabelecer os procedimentos que
deverão ser adotados pela Coordenadoria de Administração – Serviço de Arquivo
Geral, para a digitalização de documentos da COHAB-Campinas integrantes dos
seus arquivos ativo e inativo e outros papéis em circulação na Companhia.
O processo de digitalização terá por finalidade também, a adoção
de procedimento de segurança para com o patrimônio documental da Companhia, a
redução de papeis arquivados através do expurgo de documentos inservíveis, a
redução da quantidade de documentos que deverão permanecer arquivados fisicamente
por força de legislação, a diminuição da circulação de expedientes,
protocolados, contratos, etc., pelas várias unidades operacionais da
COHAB-Campinas, a redução futura de despesas com a contratação de empresa
especializada na guarda e manutenção de
arquivos, além de:
•
melhorar o acesso à informação;
•
permitir consultas aos acervos documentais por
parte de todas as unidades operacionais da Companhia e do público externo, este
no que respeita a transparência e limites objetos lei de acesso a informação nº
12.527/2011.
•
possibilitar
a reprodução dos acervos documentais não digitais, através de formatos e
apresentações diferenciados do original;
•
auxiliar na preservação e na segurança de
documentos originais não digitais e cujo arquivamento físico é imposto por
normas legais, por reduzir seu manuseio.
II.
O QUE É O GERENCIAMENTO ELETRONICO DE DADOS (DIGITALIZAÇÃO)
Conforme definição da IMA –
Informática de Municípios Associados, fornecedor do software para digitalização,
“é um conjunto de tecnologias que permitem o gerenciamento de documentos de
forma digital, ou seja, transformar documentos físicos em arquivos digitais,
organizados e estruturados de acordo com a necessidade do cliente. Tais
documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel,
microfilme, som, imagem e arquivos já criados na forma digital”.
Observação 1:
Os
procedimentos de digitalização devem ser realizados objetivando garantir a
máxima fidelidade, manutenção da integridade, da autenticidade e da
confidencialidade entre o documento escaneado e o original, levando em
consideração suas características físicas e estado de conservação.
III.
PROCEDIMENTOS
GERAIS PARA A DIGITALIZAÇÃO
- O
Serviço de Arquivo Geral da Coordenadoria de Administração procederá ao
chamamento das caixas de documentos arquivados, que se encontram
depositadas em empresa contratada para a guarda e manutenção de arquivos, para
os procedimentos de digitalização.
- A
digitalização deverá contemplar inicialmente os arquivos contendo as
pastas dos adquirentes de imóveis administrados pela COHAB-Campinas, em
ordem cronológica do empreendimento mais antigo até o mais atual.
- Os
documentos dos adquirentes, referidos no item anterior, serão
digitalizados independentemente da situação ativa ou inativa dos
contratos.
- Após
o transcurso de 180 (cento e oitenta) dias do início dos procedimentos acima
indicados, terá início a digitalização dos documentos internos da
Companhia quando encaminhados para arquivamento, de maneira a possibilitar
a supressão de documentos em circulação e em arquivo.
Observação
2:
O prazo
acima citado será necessário para a estruturação dos procedimentos que serão
adotados para o escaneamento dos documentos indicados, que serão normatizados
através de manual específico e após a implantação de processo administrativo eletrônico, em que os atos administrativos são registrados e
disponibilizados em meio eletrônico (“documento nato digital”).
- Após
a conclusão da digitalização de todos os arquivos contendo as pastas de
adquirentes de unidades habitacionais terão início os procedimentos para o
escaneamento dos documentos integrantes do arquivo inativo da
COHAB-Campinas, que contém o resultado da produção técnico administrativa
da empresa e que engloba todas as áreas da Companhia.
Observação
3:
Antes do
início dos trabalhos referidos no item acima, o procedimento de digitalização
desses documentos será normatizado através de documento específico.
IV.
ETAPAS DA DIGITALIZAÇÃO
Em conformidade com treinamento ministrado pela IMA a empregados
do Serviço de Arquivo Geral da Coordenadoria de Administração, com o objetivo
de capacitá-los quanto ao uso dos equipamentos e softwares para a transformação
de documentos físicos em arquivos digitais, organização, indexação e
armazenamento das mídias, deverão adotadas as seguintes etapas quando do
processo de escaneamento:
a)
PREPARAÇÃO: Padronização e organização dos documentos que serão
digitalizados. Nesta etapa serão retirados clipes, grampos, espirais, elásticos,
desamassados os papeis, recuperadas as páginas rasgadas e os documentos deverão
ser organizados e separados por lotes.
Observação 4.
Com referência aos documentos de adquirentes de unidades
habitacionais, a título de exemplo, os papéis serão organizados e agrupados em
arquivo por empreendimento habitacional.
b)
CAPTURA DIGITAL: Depois de organizados, os documentos serão escaneados em
equipamentos próprios a essa finalidade instalados na Coordenadoria de
Administração, transformados em imagens digitais e editadas, quando necessário,
para melhoria da qualidade visual.
c)
CONFERÊNCIA: As imagens deverão ser
revisadas, para garantir a qualidade do arquivo capturado.
d)
INDEXAÇÃO: Nesta etapa serão definidos os campos-chave que serão
utilizados quando da consulta aos documentos. Número do contrato; nome do
adquirente; Cadastro de Pessoa Física CPF, para as pastas dos adquirentes de
imóveis, como exemplo.
Observação 5.
Para outros tipos de documentos
deverão ser definidos, antes do ato de digitalização, os campos-chave para
consulta.
e)
ARMAZENAMENTO e VISUALIZAÇÃO: As
imagens serão carregadas para um servidor da COHAB-Campinas, que as disponibilizará
para serem visualizadas por todas as unidades operacionais da Companhia.
V.
DESCRIÇÃO DAS ETAPAS DA DIGITALIZAÇÃO.
a)
PREPARAÇÃO
As pastas
de adquirentes e processos internos da COHAB devem ser preparadas previamente, com
o objetivo de facilitar os procedimentos de escaneamento, adotando-se os
seguintes procedimentos:
•
conferir a autuação e a numeração das folhas,
quando se tratar de processo ou protocolado;
•
desmontar as pastas e processos;
•
remover clipes,
grampos, espirais, elásticos ou qualquer elemento que possa impedir ou
prejudicar a introdução do documento no escâner;
•
desamassar documentos e desfazer as dobras;
•
verificar se o tamanho do documento é
compatível com o padrão do escâner (A4);
•
ordenar os documentos para escaneamento,
verificando se estão na posição correta para serem digitalizados.
•
Ventilar os documentos para evitar o atolamento
dos papéis no escâner.
Observação
6:
Neste
momento deverá ser realizada a primeira seleção dos papeis que poderão ser
descartados e posteriormente incinerados ou fragmentados e que não serão
digitalizados. A análise dos papéis para descarte deverá ser realizada pelo
responsável pelo serviço de digitalização, com base na relação de documentos
possíveis de descarte, cuja relação consta deste manual e também sob a
orientação dos setores detentores de conhecimento e autorização para tal
procedimento.
b)
CAPTURA DIGITAL
A
captura de imagem é resultante do processo de conversão de um documento físico
para formato digital, com utilização de escâner.
O
escâner deve ser configurado de acordo com o tipo de documento e em
conformidade com as orientações obtidas por empregados da Coordenadoria de
Administração em treinamento ministrado pela IMA, fornecedora do software de digitalização.
Devem
ser escaneados todos os documentos aptos à digitalização, inclusive capas e
páginas sem impressão, mas que contenham numeração de folhas, quando se tratar
de protocolados ou processos.
Procedimentos
para a captura das imagens:
·
ajustar o escâner com as configurações necessárias
à digitalização do documento: resolução; foto; texto; frente e verso do papel;
cor; formato do arquivo, etc.
·
atentar para o tipo de papel, normal,
reciclado, etc. e adotar o procedimento adequado para a sua digitalização;
·
o documento a ser digitalizado deve ser
posicionado corretamente, conforme orientação do manual do escâner em uso,
verificando se o papel encontra-se alinhado com as guias do aparelho a fim de
evitar distorção da imagem e prejuízo visual;
·
deverá ser definida a pasta eletrônica para o
salvamento dos arquivos gerados;
·
iniciar o escaneamento do documento.
c)
CONFERÊNCIA.
Os papéis digitalizados
deverão ser conferidos quanto a fidelidade das imagens, comparativamente com os
documentos originais, se todas as páginas foram copiadas e se estão legíveis.
Em se constatando a má
qualidade das imagens digitalizadas o procedimento deverá ser repetido, com o
ajuste necessário das configurações do escâner, até que se obtenha o padrão
esperado das imagens.
d)
INDEXAÇÃO DE ARQUIVOS PARA POSSIBILITAR O
GERENCIAMENTO ELETRONICO DO DOCUMENTO.
Após concluída a
conferência e análise das imagens escaneadas, os arquivos digitais deverão ser
organizados, nomeados e inseridos no gerenciamento eletrônico de documentos.
A nomenclatura dos
arquivos digitais deverá possibilitar sua identificação e facilitar a pesquisa
e a localização. Deverão ser adotados nomes que, de maneira resumida,
identifiquem o conteúdo do arquivo. A nomenclatura deverá ser única, não sendo
permitido nomes iguais para arquivos diferentes.
Sugestões para a nomenclatura de arquivos digitais:
Pasta de Adquirentes:
•
1: Conjunto Habitacional;
•
2: número do contrato;
•
3: nome do adquirente;
•
4: CPF
do adquirente.
Exemplo:
ch_vila_rica_0001111_jose-silva-00011166672
Para documentos
administrativos internos e outros:
•
1: data do documento – ano, mês, dia;
•
2: tipo de documento – ofício, processo,
memorando, etc.
•
3: unidade de origem – Departamento e
Coordenadoria
•
4:
número do documento.
Exemplo:
2017_oficio_da_clis_2510
Observação 7.
Deve ser
utilizado “underline_” para separar as partes da nomenclatura escolhida.
Para a nomeação
dos arquivos não poderão ser utilizados: acentos (agudo, circunflexo, grave,
til), cedilha, asterisco, parênteses, apóstrofo, colchetes, percentual, cifrão,
espaços em branco, barra etc. O uso desses caracteres dificulta a comunicação entre
sistemas e a localização dos arquivos.
Observação
8:
Os
arquivos devem ser salvos em formato PDF/A. Na eventualidade de terem sido
salvos em PDF simples, deverão ser adotados os procedimentos necessários para a
sua conversão, através dos programas PDF Creator ou Adobe PDF
Observação
9:
Após nomeados os arquivos e inseridos no
gerenciamento eletrônico de documentos, deverá ser realizada uma segunda seleção dos papeis que poderão ser descartados
e posteriormente incinerados ou fragmentados. A análise dos papéis para esse descarte
deverá ser realizada pelo responsável pelo serviço de digitalização, com base
na relação de documentos possíveis de descarte, cuja relação consta deste
manual e também sob a orientação dos setores detentores de conhecimento e
autorização para tal procedimento.
VI.
CONCLUSÃO
DO PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO
a)
com
a digitalização dos documentos e inserção no gerenciamento eletrônico, o
trâmite dos papéis físicos se encerra, passando toda nova documentação a ser
escaneada e inserida nos arquivos digitais respectivos;
b)
os papéis descartados (observação 8) deverão ser encaminhados para
incineração ou fragmentação;
c)
os documentos que por
força de legislação devem permanecer fisicamente arquivados até a conclusão dos
prazos previstos, deverão ser remontados, utilizando grampos de trilho e
obedecendo a ordem original dos papeis, acondicionados nas caixas-arquivo e enviadas
ao depósito da empresa contratada para a guarda e manutenção de documentos;
d)
A organização e
nomeação das caixas do arquivo físico devem obedecer aos procedimentos
atualmente utilizados pela Coordenadoria de Administração.
e)
Quando da conclusão da
digitalização não será permitida a inclusão de mais nenhum documento nos
arquivos físicos, com exceção da juntada de documentos que por força de lei,
após escaneados, devam permanecer em arquivo por tempo determinado.
DOCUMENTOS QUE DEVERÃO SER MANTIDOS EM ARQUIVO E OS QUE
PODERÃO SER ELIMINADOS DAS PASTAS DE ADQUIRENTES.
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1) Documentos concernentes ao
contrato original e suas alterações.
Deverá ser observada a ordem documental e cronológica igual a adotada na
montagem dos processos para depuração de contratos (Fundo de Compensação de
Variações Salariais) e consistente dos documentos a seguir relacionados, os
quais deverão ser arquivados em separado dos demais papéis que compõem as
pastas dos adquirentes:
I. Documentação e procedimentos para
contratos inativos:
a) Compromisso de compra e venda ou equivalente (para COHAB), devidamente
preenchido, datado e assinado pelas partes; pode ser substituído por
escritura de compra e venda quando devidamente averbado junto ao Registro
de Imóveis;
b) Procuração, se
for o caso, para assinar o contrato, firmada até a data do contrato;
c) Plano de
Venda/Planilha de Comercialização;
d) FSE - Ficha
Sócio Econômica ou Entrevista Proposta devidamente assinadas pelas partes,
original;
e) Certidão de
Casamento;
f) Contrato de Rerratificação,
transferência ou sub-rogação;
g) FIF - Ficha de
Informação de Financiamento (original), ou RIE - Relação de
Inclusão/Exclusão (cópia), ou Cadastro de Apólice da seguradora (cópia).
Obrigatório para contratos assinados no período de 01/11/84 a 30/06/91,
para comprovar contribuição mensal ao FCVS;
h) Comprovante de
recolhimento de contribuição à vista ao FCVS;
i) Documentos
referentes às negociações institucionais (R.D.R, Opção pelo Salário Mínimo
- RC04/84, Rerratificação - Opção pela Equivalência Salarial / alterações
contratuais preenchidas corretamente, assinados, datados;
j) Comprovante de
Categoria Profissional, tais como Declaração de Categoria Profissional ou
FEM - Formulário de Enquadramento de Mutuário, quando se tratar de contrato
assinado no PES/CP;
k) Documentos que
comprovem as revisões de índices ( comprovante de pagamento expedido pelo
empregador e/ou cópia da carteira profissional contendo os aumentos
salariais e/ou Declaração de índices de reajustes salariais expedido pelo
sindicato da categoria;
l) Sentença
judicial e os comprovantes dos índices definidos na sentença para ação
individual (original) ou sentença judicial coletiva (cópia);
m) TQD (Termo de Quitação Definitiva) para comprovar sinistro
parcial/total;
n) FAR - Ficha
Sócio Econômica de Renda, para os casos que tenha havido alteração da composição
inicial de renda para fins de seguro, original; Verificar a existência de
FIF3 averbada alterando a composição inicial da renda.
o) Comprovante de
liquidação, devidamente autenticado, onde conste o nome, n.º do contrato
e/ou endereço do imóvel do adquirente;
p) Demonstrativo de
utilização do FGTS (DAMP), utilizado para amortização ou liquidação total
do financiamento, pagamento de parte das prestações mensais, onde conste o
nome, nº do contrato e o endereço do imóvel;
q) Autorização da
COHAB para o mutuário lavrar e registrar a escritura do imóvel perante o
Cartório de Registro de Imóveis, onde conste o nome, nº e/ou endereço do
imóvel do adquirente;
II. Observar a seguinte documentação
e procedimentos para contratos ativos:
a) Compromisso de compra e venda ou equivalente, datado e com todos os
dados preenchidos e assinado pelas partes;
b) FSE - Ficha Sócio Econômica ou
Entrevista Proposta devidamente assinadas pelas partes, original;
c) Plano de venda/comercialização;
d) Contrato de Rerratificação, transferência ou sub-rogação devidamente
preenchido, datado e assinado pelas partes;
e) FIF - Ficha de Informação de Financiamento (original) ou RIE - Relação
de inclusão/Exclusão (cópia), ou Cadastro de Apólice da Seguradora (cópia);
f) Nas alterações contratuais que geram redução/majoração no valor do
seguro compreensivo, devem ser acompanhadas das respectivas FIF-3;
g) Comprovante de recolhimento de
contribuição à vista ao FCVS;
h) Mapa de contribuição (cópia) com indicação da OR apresentada pela
Administradora do crédito, que deve manter a guarda do original;
i) FIF3 averbada;
j) Documentos
referentes às negociações institucionais/alterações contratuais preenchidos
corretamente, assinados, datados e dentro do período de vigência;
k) Comprovante de
renda da contratação para contratos para contratos assinados no PES/CP, a
partir de 15.02.90:
Para assalariados:
> Cópia da
carteira Profissional, ou
> Cópia do contracheque, ou
> Original da declaração do órgão empregador;
Para autônomos e assemelhados:
> Cópia da declaração do Imposto de Renda acompanhado do comprovante de entrega
à Receita Federal, ou
> Cópia do Contrato Social/DARF ou outros;
l) Na sub-rogação deve ser apresentada a
FSE do novo mutuário, o comprovante de rendimento e a FIF averbada relativa
a operação;
m) Comprovante de Categoria Profissional, tais como Declaração de Categoria
Profissional ou FEM - Formulário de Enquadramento de Mutuário, quando se
tratar de contrato assinado no PES/CP;
n) Na mudança de categoria profissional é obrigatória a apresentação de
documento comprobatório da nova categoria;
o) Documentos que comprovam as revisões de
índices de acordo com o Roteiro de Análise do FCVS;
p) Sentença judicial e os comprovantes dos
índices definidos na sentença para ação individual (original) ou sentença
judicial coletiva (cópia);
q) FAR - Ficha Sócio Econômica de Renda,
para os casos que tenha havido alteração da composição inicial de renda
para fins de seguro, original;
r) Verificar a existência de FIF3 averbada
alterando a composição inicial da renda;
s) Demonstrativo de
utilização do FGTS (DAMP), utilizado para amortização do financiamento,
pagamento de parte das prestações mensais, onde conste o nome, n.º do
contrato e o endereço do imóvel.
Observação:
· A documentação deve ser arquivada em ordem cronológica (documentação
básica, complementar e adicionais);
· A documentação
não obrigatória deve ser arquivada em ordem cronológica.
2). Deverão permanecer nas pastas dos adquirentes
os seguintes documentos:
·
Escritura de compra e venda.
·
Recibos de quitação.
·
Termos de quitação.
Coordenadoria de Contratação,
Controle de Créditos e Seguros.
a) Revisão de
prestação.
·
Folha de capa de pedido de revisão de prestação.
·
Holerite.
·
Documento do sindicato ou empresa.
·
Memória dos cálculos.
·
Planilhas de evolução.
b) Mudança
de Categoria Profissional.
·
FEM
·
Ofício encaminhado ao requerente.
c) Expedientes
referentes a seguros.
·
Folha de capa do pedido do sinistro. q Comunicado do
Sinistro.
·
Todos os documentos relacionados com a causa do
sinistro:
> Morte.
> Invalidez.
> Perícia médica.
·
Planilhas de evolução Cohab/Seguradora.
·
Correspondências:
> Cohab.
> Seguradora.
> Adquirente.
> Aviso de recebimento - AR.
·
Recibo de indenização.
·
Recibo de devolução de prestação.
·
Termo de quitação.
·
Sinistros danos físicos:
> Manter todos os documentos.
·
Outros documentos do Setor.
·
·
FIR - Ficha de informação de renda.
·
FIF - Ficha de informação de financiamento.
·
IMA - Planilhas antigas.
·
Recibos utilizados para incorporação de débitos de 1984
a 1986.
Coordenadoria de Liquidações e
fundos.
·
Pedido de saldo devedor.
> Todos os
documentos.
·
Opção pela Lei 2068.
> Todos os documentos.
·
Planilha de Evolução.
> Todos os
documentos.
·
Compensação de débitos pelo TOPOC.
> Todos os
documentos.
·
Término de financiamento.
> Todos os
documentos.
·
Liberação de minuta
> Todos os
documentos.
·
Abatimento do valor das prestações.
> Holerites.
> Cópia da carteira profissional
> Declarações dos pedidos anteriores.
> Protocolo completo do último pedido.
·
Quitação pelo prazo remanescente do contrato P x N. ·
Manter cálculos.
> Recibo de quitação.
·
CADMUT · Manter tela de dados enviados.
> Última tela de qualificação.
> Cópias dos documentos.
·
Quitação.
> Recibo.
3) Eliminação de documentos
diversos.
Poderão ser retirados das pastas dos
adquirentes e eliminados, os seguintes documentos:
Documentos diversos.
·
Ações Judiciais encerradas.
·
Cartas de cobrança.
·
Convocações.
·
Correspondências diversas.
·
Documentos pessoais dos adquirentes em duplicidade.
·
Fluxos de encaminhamento (mantendo-se apenas o
documento final originado pelo fluxo).
·
Pedidos de saldo devedor: deverá permanecer na pasta
apenas a última solicitação, até a emissão de recibo e termo de quitação,
quando esta então poderá ser eliminada.
·
Protocolados e expedientes não relacionados à evolução
dos contratos (solicitações de plantas, segundas vias de contratos,
informações diversas, etc.)
·
Qualquer documento em duplicidade, referente ao
contrato e suas alterações.
·
Recibos de pagamento de prestações.
·
Recibos de pagamento de taxas diversas.
·
Relatórios de situações transitórias.
Contratos
rescindidos, transferidos ou distratados.
·
2ª via de contrato (quando não retirado).
·
Atendimentos realizados pelo Setor de Comercialização.
·
Certidão de nascimento dos filhos - dependentes
habitacionais.
·
Certidões e declarações negativas (propriedade e
débitos).
·
Comprovantes de convocações.
·
Notificações judiciais quando o processo estiver
arquivado.
·
Processo de reconsideração de inscrição.
·
Protocolo de 2ª via de contrato.
Contratos em
vigência.
·
Documentos em duplicidade: eliminar uma das vias.
·
Notificações judiciais referentes a processos
arquivados: consultar o Departamento Jurídico.
Na ocorrência de dúvida quanto ao
arquivamento ou a eliminação de documento não relacionado acima, deverá ser
consultada a coordenadoria respectiva quanto ao procedimento a ser adotado.
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Campinas, 16 de Outubro de 2017
Valter A.
Greve
Diretor Comercial, Administrativo e Financeiro
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